「保育士はPC使えなくていい」「資料はFAXで送って」――業界の風潮に違和感 保育園が「Box」導入しペーパーレス化

ITmedia NEWS様
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「紙ベースの作業が異常に多い」――そんな保育士の労働環境を変えようと、業務改善に取り組んでいる保育園がある。千葉県内で10カ所の認可保育園を運営するハイフライヤーズ（千葉市）は、各園の書類管理のためにクラウドストレージ「Box」を導入。社員に社用のiPhoneも貸し出し、電子化した書類をチェックしやすくしている。対象は、7月時点では一部の職員とマネジャークラスに限定しているが、今後は全職員に広げる計画だ。

　このほどBox Japanが開いたイベント「Box World Tour Tokyo 2019」で、ハイフライヤーズの石崎順帆さん（施設開発部長）が「前例に捉われない保育園を作りたい」と思いを語った。

「異常な量の紙ベースの作業」　保育業界の悩み

ハイフライヤーズの石崎順帆さん（施設開発部長）　※ザキは山偏に立と可
　2019年7月現在、同社が10カ所の保育園で抱える園児数は合計約450人。これとは別に、週に2～3日だけ預かる「一時預かり保育」の利用者数は、年間延べ8000人（19年度）を見込んでいる。石崎さんは「15年に1カ所目の認可保育園を設立して以来、かなりのスピード感で事業を拡大してきた」と話す。従業員数は直近5年間で、5人（15年）から100人（19年）と20倍になった。

　そうした中、課題になっていたのが、異常な量の紙ベースの作業だった。保育業界では、「メールだと容量が多くて気付きにくいので、（資料などを）FAXで送った方が効率的」「保育士は子どもと接する仕事がメインだから、PCを使えなくてもいい」といった考えを持つ人も少なからずおり、紙ベースでの作業がかなり多いという。

　そうした風潮を変えるため、同社は17年ごろにペーパーレス化を決意。保護者に子どもの様子を知らせる「おたより手帳」を電子化し、スマートフォンアプリを通じて提供する取り組みを始めた。

　当初は「手書きでないと保護者に温かみが伝わらない。保育士のやりがいでもある」などの反対意見も出ていたが、利便性の高さもあって徐々に浸透。「ピーマンを全部食べられた」「きょうはこんな遊びをした」などの園児の様子を写真付きで報告できるため、保護者からは好評を得ているという。

ハイフライヤーズは「キートス チャイルドケア」という保育園を展開している＝同社サイトより
社用のiPhoneを配布、リアルタイムで情報共有
　まず保護者とのやりとりをペーパーレス化し、社内の意識を改革したところで、同社が次に着手したのが園内の情報共有の仕組みづくりだった。従来、同社が運営する10カ所の保育園では、それぞれの園長が園児が登園・降園した時間などを紙に記録し、1カ所の保育園に集めて報告をしていた。10カ所の保育園から保育士が集まる会議では、書記が紙のノートに議事録を取り、会議後に共有していた。

　しかし、紙ベースの資料を共有するために、保育園を移動するのは職員の負担になっていたという。資料には、園児の名前や顔写真、緊急連絡先などの情報も含まれるため、流出した際のリスクも高かった。議事録を手作業で記録するのは、内容をリアルタイムに把握できない他、書記に負荷がかかる課題があった。

　こうした課題を改善するため、同社はBoxと社用のiPhoneを導入し、園児の様子をまとめた書類をクラウド上で共有・閲覧できるようにした。会議を効率化するために、オンラインで複数のメンバーがリアルタイムで文書を編集できる機能「Box Notes」を活用。10カ所から集まった保育士が、会議中に議事録を確認・編集できるようにし、効率を高めた。

　石崎さんは「紙で全てを管理していたときとは比べようもないほど改善した。各園の園長が、1カ所の保育園に資料を持っていく作業などが不要になった」と話す。

　「当社は若い職員が多く、20代の園長もいる。10カ所も保育園があれば、それぞれでいろんな出来事が起きるので、（教育の）ノウハウを（全ての保育園で）共有できれば、職員の成長につながる」と、社員教育の面でも手応えを得ているという。

園児のけがなどもBoxで共有へ
　今後は、iPhoneの配布対象を全職員に拡大し、Boxのアプリを使って「子どもがけがをした」「保護者からこんなクレームがあった」などの情報をリアルタイムで共有できる仕組みづくりも目指す。

　石崎さんは「デスクワークをしている会社員とは違って、保育士は園児の世話をしているときはPCを扱えない」と業界特有の課題を指摘。「全員がiPhoneを首から提げ、エプロンにしまっておけば、子どもにもぶつからない」とし、導入後は保育士が効率よくBoxアプリを使用できると説いた。

　将来は「施設数を10カ所から30カ所に拡大し、1000人の園児を預かりたい」と石崎さんは意気込む。「現段階でも（1人の職員が1日では）回り切れないほどの施設数になっている。ここから30カ所へと広げるには、クラウドサービスを使った情報共有がより必要になる。既存のイメージに捉われることなく、新しい保育園を作っていきたい」（石崎さん）
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